Per pastarąjį dešimtmetį Lietuvos buhalterijos pasaulis tyliai, bet ryžtingai pasikeitė. Tai, kas anksčiau buvo popieriaus dokumentai, perduodami iš rankų į rankas ir kaupiami archyvuose, dabar yra elektroninių failų srautai, automatiniai pranešimai į VMI sistemas ir realaus laiko duomenų sinchronizacija. Pakeitimas vyko palaipsniui, todėl daugelis verslo savininkų jį patyrė kaip atskirus reikalavimus, ne kaip vientisą reformą. Bet jei pažiūrėti į visumą, šiandienos Lietuvos buhalterija yra viena skaitmenizuotų pasaulio rinkų.
Šis straipsnis yra žvilgsnis į tris pagrindinius elementus, kurie keičia buhalterijos pobūdį šiandien — i.SAF, i.VAZ ir SAF-T. Tai yra trys VMI elektroninės sistemos, kurios apima skirtingas verslo dokumentacijos sritis ir kurių tinkamas naudojimas yra šiuolaikinės buhalterinės praktikos pagrindas.
i.SAF — sąskaitų teikimas standartiniu formatu
i.SAF (Lietuvos sąskaitų faktūrų pateikimo sistema) yra reikalavimas, įsigaliojęs 2016 metais ir per kelerius metus tapęs privalomu praktiškai visoms PVM mokėtojo įmonėms. Šios sistemos esmė paprasta — visos PVM sąskaitos faktūros turi būti perduodamos VMI elektroniniu būdu, naudojant standartinį XML formatą.
Praktiškai tai reiškia, kad bet kuri PVM sąskaita, kurią išrašo įmonė, turi būti tame pačiame momente konvertuojama į i.SAF formatą ir pateikiama VMI. Ne pasirinktinai, ne kartą per mėnesį, o sistemingai, kiekvienai sąskaitai.
Dėl ko VMI to reikalauja? Atsakymas yra paprastas — tai sumažina šešėlinę ekonomiką ir padidina mokesčių surinkimą. Kai VMI mato visas sąskaitas realiu laiku, sukčiavimas tampa praktiškai neįmanomas. Sąskaita, kuri išrašyta vienai pusei, bet nepadaryta i.SAF — yra automatiškai pažymėta kaip įtartina.
Vis dėlto įmonėms i.SAF kelia konkrečių reikalavimų. Pirma, jų sąskaitavimo sistema turi mokėti generuoti tikslų XML formatą su visais privalomaisiais elementais. Antra, ši sistema turi būti integruota su VMI EDS, kad sąskaitos pateikimas vyktų automatiškai. Trečia, klaidos atveju sistema turi sugebėti generuoti korekcines žinutės.
Įmonės, kurios dirba su pasenusiomis sistemomis arba bandė sukurti savo sprendimus, dažnai patyrė problemų. Modernios patikimos buhalterinės apskaitos programos i.SAF integraciją siūlo kaip standartinę funkciją — sąskaita, išrašyta programoje, automatiškai siunčiama į VMI be papildomų vartotojo veiksmų.
i.VAZ — krovinių važtaraščių stebėjimas
Antra elektroninė sistema, kuri tapo privaloma 2017 metais — i.VAZ. Tai yra VMI sistema krovinių važtaraščių registravimui, taikoma įmonėms, kurios užsiima prekių vežimu Lietuvos viduje arba per Lietuvą tranzitu.
Reikalavimas paprastas — kiekvienas krovinio vežimas turi būti registruotas i.VAZ sistemoje prieš pradedant kelionę. Tai apima kelių važtaraščio numerį, vežėjo duomenis, krovinio aprašymą, kelionės maršrutą, planuojamą laiką.
i.VAZ tikslas — tas pats, kaip i.SAF: padidinti skaidrumą ir sumažinti šešėlinę ekonomiką, ypač transporto sektoriuje. Dėl šios sistemos tapo praktiškai neįmanoma vežti neoficialių krovinių, neturinčių aiškios kilmės ir gavėjo dokumentacijos.
Įmonės, kurios užsiima sandėliavimu, transportu, didmenine prekyba — visos turi savo veikloje integruoti i.VAZ. Praktinis darbas su šia sistema dažnai virsta nuobodžiu, jei daromas rankiniu būdu — kiekvieno krovinio važtaraštis registruojamas atskirai. Tai yra viena iš situacijų, kur automatizuota sistema, integruota su buhalterine programa, sutaupo valandų ne savaitėje, o per dieną.
Pradėjus krovinio vežimą prieš jį užregistruojant, įmonė rizikuoja administraciniais pažeidimais. VMI gali atlikti patikrinimus kelyje, ir nepateikus i.VAZ patvirtinimo, krovinys gali būti sulaikytas iki situacijos išsiaiškinimo.
SAF-T — buhalterinių duomenų eksportas
Trečia, ir galbūt sudėtingiausia, sistema yra SAF-T (Standard Audit File for Tax). Tai yra ne realaus laiko sistema, o duomenų eksporto formatas. Įmonės, kurioms VMI atlieka patikrinimą, gali būti paprašytos pateikti visus savo buhalterinius duomenis SAF-T formatu — t. y. struktūruotame XML failuose, kuriuose yra visa apskaitos informacija konkrečiu periodu.
SAF-T apima:
- Visus įrašus apskaitos žurnale
- Visus pirkimo ir pardavimo sandorius
- Visus mokėjimus
- Atsargų judėjimą
- Pagrindinių priemonių amortizaciją
- Visas susijusias pagalbines knygas
Pagrindinis SAF-T tikslas — leisti VMI inspektoriams analizuoti įmonės duomenis specializuotais analizės įrankiais. Užuot rankiniu būdu peržiūrėjus dokumentus, inspektorius automatizuotai ieško neatitikimų, įtartinų modelių, klaidų.
Praktiškai SAF-T reikalavimas reiškia, kad įmonės buhalterinė programa turi gebėti generuoti šį failą paprašius. Pasenusios sistemos to negali, ir tada įmonė atsiduria nemalonioje situacijoje — VMI prašo SAF-T, įmonė atsako „mūsų sistema to negali”, ir patikrinimo procesas tampa daug ilgesnis, sudėtingesnis ir stresingesnis.
Šiuolaikinės buhalterinės programos SAF-T eksporto galimybę turi įdiegtą iš pradžių. Vienas pelės paspaudimas — ir generuojamas pilnas, struktūruotas XML failas, kurį galima pateikti VMI per kelias minutes, ne savaites.
Kodėl trys sistemos kartu yra revoliucija
Atskirai i.SAF, i.VAZ ir SAF-T atrodo kaip trys techniniai reikalavimai. Bet jei pažiūrėti į jų visumą, jos kuria visiškai naują ekosistemą.
VMI šiandien gali realiu laiku matyti, kokios sąskaitos išrašomos visoje šalyje (per i.SAF), kokie kroviniai juda Lietuvos keliais (per i.VAZ), ir bet kurią akimirką gali peržiūrėti pilną įmonės buhalterijos paveikslą (per SAF-T). Tai yra duomenų ekosistema, kurios dydžio ir gilumo praktiškai nerealu apgauti.
Įmonėms tai turi dvi pasekmes. Pirmoji — visi „pilkieji” verslo metodai, kurie veikė prieš dvidešimt metų, šiandien dažniausiai veda į VMI patikrinimą per kelias savaites. Antroji — verslas, kuris dirba sąžiningai, bet su pasenusia infrastruktūra, atsiduria sudėtingoje situacijoje, kai techniniai reikalavimai yra moderni, bet jų sistemos to nepalaiko.
Kuriose srityse dažniausiai atsiranda problemų
Per pastaruosius metus, dirbant su Lietuvos įmonėmis, ryškėja tos pačios problemos:
Pirma, įmonės, kurios naudoja kelias atskiras sistemas (vieną sąskaitavimui, kitą sandėliui, trečią finansams), turi problemų su SAF-T konsolidavimu. Vienas integruotas sprendimas duoda žymiai paprastesnę išeitį.
Antra, įmonės su el. parduotuvėmis (WooCommerce, Shopify, Pigu.lt, Varle.lt) dažnai patiria sinchronizacijos problemas — el. parduotuvės sąskaita ne visada teisingai atsiduria buhalterinėje sistemoje, ir tada kyla i.SAF problemų. Šių problemų sprendimas yra speciali integracija tarp el. prekybos platformos ir buhalterinės programos.
Trečia, įmonės su daug filialų ar veiklos vietų turi sudėtingumų su konsoliduotu reportingu. Šiuolaikinės sistemos turi vidinį konsolidavimo modulį, kuris automatizuoja daugumą šio darbo.
Ketvirta, įmonės, kurios augo greitai ir nepasikeitė savo buhalterinę sistemą — staiga atsiduria situacijoje, kai esama sistema nebeišsilaiko su veiklos apimtimi. Tai yra natūralus augimo etapas, kurį reikia priimti ir spręsti laiku.
Praktinis žvilgsnis į ateitį
Šios trys sistemos nėra galutinis Lietuvos buhalterijos skaitmenizacijos taškas. ES visa kreipiasi į vis didesnę realiojo laiko mokesčių sistemą, ir Lietuva yra viena iš pirmaujančių šalių šioje srityje.
Artimiausiuose 5-10 metuose tikėtina, kad:
- Visos sąskaitos taps elektroninėmis (popieriaus pakaitalas pamažu pradedu nykti)
- Realiojo laiko PVM kontrolės sistema dar labiau plečiamasi
- ES vidaus sandoriai turi vienodintus reikalavimus visose šalyse
- Dirbtinio intelekto įrankiai padės automatizuoti dar daugiau buhalterinių procedūrų
Įmonės, kurios šiandien jau dirba su moderniomis, integruotomis sistemomis, šio perėjimo neturės jausti kaip krizės. Įmonės, kurios atideda perėjimą — gali patekti į situaciją, kai pakeitimas tampa skubus ir, vadinasi, brangesnis.
Buhalterija nebėra tas pat darbas, kuris buvo prieš dvidešimt metų. Tai yra duomenų valdymo profesija, paremta skaitmenine infrastruktūra. Įmonės, kurios šį pokytį supranta ir investuoja į savo sistemas atitinkamai, dažniausiai turi pranašumą prieš tas, kurios bando dirbti senuoju būdu.